Efektyvumas

Multi-taskingas

Atliekant kelias užduotis vienu metu gali atrodyti, jog padarome daugiau darbo. Tačiau taip dirbdami mes nesugebame pilnai sukaupti dėmesio, darome klaidas ir praleidžiame daugiau laiko dirbant. Tad kaip šis noras daryti daugiau vienu metu veikia mūsų darbą?

Atmintis - Trumpalaikė žmogaus atmintis vienu momentu gali pastebėti tik 5-9 elementus. Dirbdami kelis darbus mes trumpalaikę atmintį užkemšame su kur kas daugiau papildomų dalykų, dėl kurių kenčia ir pati ilgalaikė atmintis, atsakinga už atsiminimą ir įgūdžių formavimą. Būdami devyndarbiais mes nesugebame išmokti ar atsiminti atskirų darbo elementų ir turime antrą kartą grįžti prie darbo. 

Produktyvumas - Harvard'o tyrimas nustatė, jog darydami daug darbų vienu metu, per darbo dieną mes būname tik 33proc. produktyvūs. Tuo tarpu atliekant po vieną darbą, darbo dienos gale mūsų produktyvumas išauga iki 85proc. http://hbr.org/2013/03/the-multitasking-paradox/ar/1 - Grafiškai parodytas Harvard'o universiteto tyrimas, kaip per dieną kinta darbuotojo produktyvumas.

Susikaupimas - Susikaupę, darbą atliekame be klaidų ir patiriame mažiau streso. Apsikraudami daugiau darbu negu reikia vienu metu, mums kyla panika, jog atliekame mažiau, o stresas beveik niekada nepadeda atlikti darbo, tik daugiau laiko ir energijos išeikvoti, tam, kad galėtume įveikti pačią užduotį. 

Klaidos - Prikimšus per daug maisto į burną galime užspringti. Panašiai ir atliekant paprastus darbus. Susikaupę mes darome mažiau klaidų ir galime normaliai sekti darbo eigą, "multitask'indami", mūsų dėmesys yra išblaškomas ir paliekama daugiau progų padaryti klaidų. Dėl šios priežasties darydami darbus likus vienai dienai iki termino mes stengėmės "sukramtyti" per daug informacijos ir galiausiai "užspringstame", kuomet turime atlikti egzaminus ir darbus, dėl nesugebėjimo įsiminti ar dėl klaidų skaičiaus. 

Praleidi daugiau laiko atlikdamas darbus - Atliekant atmestinai darbus, spaudžiant laikui ar tiesiog manant, jog "multitasking'o" pagalba mes atliksime daugiau, galiausiai turime rezultatą kurį ištaisyti reikia daugiau laiko negu dirbant nuosekliai ir susikaupus. 

 

Neatidėliokite rytdienai to, ką galima padaryti šiandien.

Kartais atidėliojame arba būdami ne nuotaikoje visiškai nesugebam padaryti darbų. Tokias mažas užduotis kaip ryte pasikloti lovą, nepraleisti pusryčių ar padaryti namų darbus, tiesiog pamirštame arba dėl tingėjimo paliekame kitai dienai.

Neatidėliokite rytdienai to, ką galima padaryti šiandien. - Bendžeminas Franklinas.

Kuomet mes sąmoningai neatliekame užduočių galiausiai mes nesugebame susitvarkyti su kasdieniniais ir asmeniškai paskirtais darbais. Tačiau ką daryti, jeigu kasdien norime padaryti daugiau darbų per mažiau laiko?

Maži pasiekimai - Norint būti nesustabdoma darbo jėga, turi įgauti pagreitį. Atliekant mažus paprasčiausius darbus mes jaučiamės taip kaip ir atlikę didesnius. IBM kompanija 80-aisiais pirmavo kompiuterių pardavime, dėl to, jog vienintelis dalykas ką IBM pardavėjai turėjo padaryti per dieną tai tiesiog "pakelti ragelį". Padarius tai tavo dienos planas IBM‘e būdavo įvykdytas.
Atlikdami bet ką kas mums svarbu, mes pradedame labiau pasitikėti savo sugebėjimais. O per dieną atlikę visus įvairius smulkius darbus, kad ir pats lovos pasiklojimas, galiausiai dienos pabaigoje susidės į didelę sumą darbų, kas tolygiai prilygs grandioziniam darbui.

Pirma atlik tai kas svarbiausia - Maži kasdieniniai darbai atlaisvina tavo protą ir laiką, tam kad galėtum padaryti sunkiausius darbus. Jeigu visada turėsi tvarkingą kabinetą, niekada nekils mintys kad reikia verčiau susitvarkyti jį, negu tiesiog daryti darbą kurio „deadline‘as“ rytoj. Tačiau svarbu išmokti atskirti tai kas tikrai svarbu. Svarbios užduotys yra tos kurios tau atneš daugiau naudos ateityje, priešingai negu atliktas darbas suteiks naudos tik dabar. Pasilikus svarbiausius darbus nakčiai prieš terminą mes grojam nervais, nemiegame, dirbame kaip bepročiai ir galiausiai vos gyvi, atnešame darbus kurie galiausiai neatspindi mūsų potencialo. 

Darykis dienotvarkę - Dienotvarkės yra vienas iš naudingiausių daiktų žmonėms kurie yra per daug užsiėmę, bet visgi sugeba įveikti visas negandas. Jeigu nori nepasilikti viso darbo paskutinei nakčiai ir esi pakankamai užsiėmęs pravartu susidaryti savo dienotvarkę. Jeigu ant tavęs tiesiog griūna darbai, pasidaryti dienotvarkę yra neįtikėtinai efektyvu.Paskirsčius savo laiką, kada tau reikia daryti darbus, prižiūrėti save ar savo namų ūkį leidžia tau nepasimesti ir nepamesti galvos visą susidarytą laikotarpį. Geras psichologinis pasiruošimas leis tau atlikti darbus greičiau, geriau ir susidoroti su daugiau užduočių gyvenime.

Skaldyk darbus gabalais - Planuodamas savo dienotvarkę paskirstyk reikiamus atlikti darbus dalimis. Pvz. jeigu turi svarbu atsiskaitymą iš septynių temų geriau mokytis savaitę po vieną temą, negu bandyti viską sugrūsti paskutiniai nakčiai. 

O kas jeigu jau paskutinė dieną/naktis? Man labiausiai praverčia susiplanuoti dienotvarkės pagalbą laiką taip, jog gautum bent 7h miego prieš atsiskaitymą, idealu būtų jeigu tu atsikeltum anksti ryte ir dar galėtum pasikartoti medžiagą, nes neišsimiegojus arba atsikėlus ne tam miego cikle() mes tiesiog neįsiminsime informacijos, užmiršime ją, o atėję į atsiskaitymą kaip partrenkti autobuso nieko gero neparašom.

Tikiuosi, jog šie patarimai padės jums tiek kiek jie padėjo ir man. Sėkmes!